TEDARİKÇİ YÖNETİM SİSTEMİ

TEDARİKÇİ SEÇİMİ VE SEÇİM KRİTERLERİ

Kibar Holding Grup Satınalma uzun süreli ilişkiler ve stratejik ortaklıklar kuracağı tedarikçilerini belirlerken birçok yöntem kullanmaktadır. Firma seçiminde firmanın;

  • Gelişimi,
  • Geleceği, istikrarı ve sürekliliği,
  • Referansları, itibar ve tecrübeleri,
  • Esnekliği ve desteği,
  • Kalite açısından güvencesi,
  • Finansal Yapısı,
  • Lisans, distribütörlük, acentelik vb. Yetki Belgeleri
  • Ortaklık yapısı ve varsa ilgili iş alanının gerektirdiği diğer faktörler göz önünde bulundurulur.

Tüm potansiyel tedarikçiler bu site üzerinden de ulaşılabilen Tedarikçi Tanımlama Formu’nu doldurarak Grup Satınalma’ya ulaşabilmektedir. Üretimi etkileyebilecek kalemlerde (otomotiv yan sanayi , alüminyum yarı mamül, gıda hammadde ve ambalaj ana girdileri, sac, kimyasal vb.) gerekli görülürse firma ile ön bir görüşme yapılmaktadır. Bu görüşme sonrasında potansiyel firmanın ihtiyaca cevap verebileceği belirlendikten sonra kalite ve ARGE bölümleri tarafından firma değerlendirilmekte ve yeterli puana sahip olan firmalar ile numune üretimi ve test aşamasına geçilmektedir. Bu aşamalar sonucunda olumlu olarak değerlendirilen tedarikçiler onaylı tedarikçi listesine eklenir.

Kibar Holding’in hedef ve stratejileri doğrultusunda tedarikçiler aşağıdaki kriterler kapsamında sürekli izlenmektedir:

  • Piyasa koşullarına göre fiyat avantajı sağlaması
  • Kalite-Lojistik performansının işletme beklentilerini karşılama durumu
  • Çevre ve Etik Kurallara uygun davranma durumu
  • Kibar Holding tarafından iletilen geliştirme/iyileştirme taleplerine cevap verme durumu
  • Gelişen ve değişen sektör koşullarına ayak uydurma durumu
  • Kibar Holding’le imzaladığı sözleşme şartlarına uyumu

SÖZLEŞME YÖNETİMİ

Tedarikçi ile Kibar Grup Çerçeve Sözleşmesi’nin imzalanması, alım sürecinin ön koşuludur. Bu sözleşmeler sonrasında yapılacak alım özelinde Ek Sözleşmeler de imzalanabilmektedir.

Satınalma sözleşmelerinin orijinal kopyalarındaki tüm sayfaların tedarikçiler tarafından imza sirkülerine göre imzalanmış olması gereklidir. Tedarikçiler imza sirkülerlerini mutlaka paylaşmak durumundadırlar.

Avans ödemesi gerektiren işlerde, tedarikçiden, en az avans bedeli kadar olmak üzere, teminat mektubu alınır.

Süresi dolmuş veya uzatma protokolü yapılmamış sözleşme kapsamında alım yapılmaz. Alım için ya yeni sözleşme ya da yeni dönem için uzatma protokolü yapılır.

SİPARİŞ TESLİM ALMA VE FATURA SÜRECİ

Tedarikçilerimizin bu süreçlerde önemle dikkat etmesi gereken konular aşağıda sıralanmıştır.

  • Mal teslimlerinde mutlaka irsaliyeli fatura ile işlem yapılması ve irsaliyeli fatura üzerine sipariş ve teslim alma numaralarının yazılması
  • Hizmet faturaları için iş bitiminde fatura üzerine sipariş ve teslimalma numaralarının yazılması
  • Yukarıda belirtilen numaralar eksiksiz olacak şekilde faturaların ilgili grup şirketimizin Mali İşler Bölümü’ne iletilmesi ve Satınalma ekiplerine herhangi bir fatura gönderilmemesi
  • Düzenlenecek e-faturaların Ticari Senaryo” ile gönderilmesi
  • Yukarıdaki şartlara uymayan faturaların Mali İşler/Evrak Büro tarafından düzeltilmek/ no’lar eklenmek üzere geri yollanacağını, sisteme alınmayacağını ve eksik kayıt sebepli ödeme gecikmeleri yaşanmaması için bu konuya özellikle dikkat edilmesi gerekmektedir.

    Teslimatı tamamlanan ve kabulü gerçekleştirilen ürün ve hizmetlerin faturalarının sözleşme ve siparişlere uygun olarak tanzim edilmesi yukarıda belirtildiği gibi tedarikçilerimiz tarafından sağlanmaktadır.

TEDARİKÇİ PERFORMANS DEĞERLENDİRME

Kibar Grup şirketleri tüm tedarikçilerin performanslarını ölçümlemeye yönelik değerlendirme ve denetim faaliyetlerini periyodik olarak yapmaktadır. Belirli periyotlarda “yıllık alım hacmi” ve belirlenmiş kriterler doğrultusunda tedarikçiler sınıflandırılmakta ve değerlendirilmektedir. Tedarikçi performans değerlendirmeleri sonrasında belirlediğimiz aksiyonlar doğrultusunda tedarikçilerimizin gelişimi Kibar Holding Grup Satınalma tarafından dikkatle izlenmektedir.

ETİK KURALLAR

Kibar Grubu şirketleri sürekli gelişen ve değişen dünya koşulları ile paralel olarak, sadece her zaman en iyi ve en kaliteli hizmeti vermek ile kalmayıp, faaliyetlerini sosyal sorumluluk, çevreye duyarlılık ve çalışan haklarına saygı çerçevesinde planlamakta ve sürdürmektedir. Müşterek sorumluluk gereği, tedarikçilerin de bu bilince sahip bir şekilde kendi çevrelerini de geliştirerek aynı sorumluluk ile faaliyet göstermeleri beklenmektedir. Bu doğrultuda ve buna ek olarak tedarikçiler ile olan ilişkilerin etkinliğinin arttırılması amacı ile oluşturulmuş Etik Kurallar’ın ayrılmaz bir parçası olan Satınalma Etik Kuralları’nın birlikte çalışılacak ve hali hazırda çalışılan her bir tedarikçi tarafından benimsenmesi ve uygulanması beklenmektedir.

Kibar Grubu, çerçevesi yasal düzenlemeler ile belirlenmiş kurumsal menfaatleri esas almak kaydıyla, tüm tedarikçilere eşit mesafede durur ve tedarikçilerine gruptan sağlayabilecekleri bilgiler açısından adil rekabet ortamı içerisinde hareket edebilme imkanı sağlamayı taahhüt eder.

Yukarıdaki genel yönetişim kuralları ışığında Satınalma Bölümleri için tedarikçilerle çalışma bazı aşağıdaki şekilde özetlenmiştir:

• Kibar Grubu, başarının uzun vadede tedarikçileri ile birlikte elde edilebileceğine inanmaktadır. Bu nedenle tedarikçilerle olan ilişkinin kalitesi son derece önemlidir.
• Kibar Grubu, tedarikçilerine genel hukuki kurallara ve Etik Kurallar’a uymayı zorunlu kılmaktadır.
• Kibar Grubu, tedarikçilerinden Grup Etik Kuralları’nın sağlanması konusunda birlikte hareket etmesini beklemektedir.
• Kibar Grubu, güven ilkesine dayanarak çalışacağı tedarikçileri belirlemektedir.
• Kibar Grubu satınalma etik kuralları tedarikçi firmalar ve çalışanlar arasındaki ilişkileri standarda bağlama amacına dayanmaktadır. Bu kurallar sadece satınalmacıları değil, satınalma faaliyetlerinde rol alabilecek tüm çalışanları da bağlamaktadır.

Tedarikçi yükümlülüklerini ifa ederken yürürlükte bulunan ilgili yasa, mevzuatları takip etmek, uymak ve İş Kanununa uygun bir şekilde çalıştığını temin etmek zorundadır. Bu kapsamda aşağıda yer alan başlıkların tedarikçi tarafından göz önünde bulundurulması ve çalışma prensiplerine hakim kılınması beklenmektedir.
Zorla Çalıştırma: Tedarikçi çalışanlarına, herhangi bir şekilde zor kullanarak çalıştırma uygulanmamalıdır. Bu gereklilik hapishanede zorla çalıştırma, yüksek faizli borç karşılığı çalıştırma ya da diğer biçimleri de kapsamaktadır.
Çocuk İşgücü: Tedarikçi çocuk işgücü kullanmamalıdır. Yerel kanunlarda daha yüksek bir yaş sınırı belirtilmediği sürece zorunlu eğitimini tamamlamamış ve 15 yaşın altında bulunan (ILO sözleşmesi No.138*'de belirtilen hariç) hiç kimse istihdam edilmemelidir. 18 yaşın altındaki çalışanlar tehlike teşkil eden işlerde ve eğitim ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla gece işlerinde çalıştırılmamalıdır.
Taciz: Tedarikçi çalışanları, bedensel cezalara ya da fiziksel, cinsel, psikolojik ya da sözlü taciz ya da tecavüze maruz bırakılmamalıdır.
Tazminat: Tedarikçi çalışanlarının ücretleri, kâr ve fazla mesai de dahil olmak üzere yürürlükteki kanun ve düzenlemelerde belirtilen asgari seviyeye eşit ya da bunun üzerinde olmalıdır.
Çalışma Saatleri: Tedarikçi, ulusal kanunlar daha az maksimum çalışma saati belirtmediği sürece ve olağanüstü iş koşulları haricinde, çalışanlarının düzenli olarak haftada 48 saatten çok ve toplamda çalışma haftası süresince (fazla mesailer de dahil olmak üzere) 60 saatten fazla çalışmasını talep etmemelidir. Olağanüstü iş koşulları haricinde çalışanların her yedi günlük dönem içerisinde en az bir gün izin günü olmalıdır.
Fark Gözetmeme: Tedarikçi, işe alım, terfi, tazminat, yararlar, eğitim, zorunlu işten çıkarma ve işi sonlandırma da dahil olmak ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla istihdamla ilgili bütün kararlarında ırk, etnik köken, dil, din, cinsel tercih, cinsiyet, politik ve ideolojik görüşlere yönelik herhangi bir ayrım gözetmeksizin tüm çalışanlara yetenekleri ve özelliklerine göre muamele etmelidir.
Sağlık, Güvenlik ve Çevre: Tedarikçi, kaza ve yaralanmaların engellenmesi için çalışanlarına sağlıklı ve güvenli bir iş ortamı ve uygulanabildiği durumlarda yürürlükte bulunan yerel kanunlar uyarınca sağlıklı ve güvenli ikamet tesisleri sağlamalıdır. Bu sebeple tedarikçi, potansiyel çalışan güvenliğini tehdit eden riskleri azaltıcı faaliyetler gerçekleştirilmeli, çalışanların sağlık ve güvenliğini, ilgili standart ve yasaları dikkate alarak güvence altına alan sistematik faaliyetler oluşturmalıdır. Tedarikçi çevreyi korumaya yönelik tüm yasal düzenlemelere de tüm faaliyetlerinde eksiksiz biçimde uyduğunu kanıtlayabilir durumda olmalıdır.

KALİTE PRENSİPLERİ

Tedarikçilerimiz, tüm süreçlerini kapsayacak Kalite Yönetim sistemini oluşturmalı, dokümante etmeli, uygulamalı, etkinliğini gözden geçirmeli ve sürekliliğini sağlamalıdır.

Tedarikçilerimiz, malzeme ve hizmet şartlarının karşılanması, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi için ulaşılabilir ve ölçülebilir kalite hedeflerine sahip olmalıdır.

Kalite yönetim sistemlerini incelemek, iyileştirmek ve güncellemek için her yıl gözden geçirme toplantıları yapılmaktadır. Kalite yönetim sistemlerinde mükemmellik modeli hedefiyle, tüm süreçlerde sürekli gelişme hedeflenmektedir. Ayrıca, Holding'in ve bağlı şirketlerinin tamamında tedarikçi ve müşterilerin de bu proaktif sürece katılmaları teşvik edilmektedir.

Geniş bir yelpazedeki sektörlerde faaliyet gösteren Kibar Holding Grup Şirketlerin sahip olduğu kalite belgelerine uyumu, sürekli ve düzenli iç denetimlerle takip edilmekte ve gerekli görüldüğünde iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır. Kalite yönetim sistemilerinin bir ayağı olan tedarikçilerimizin ve tedarikçilere yönelik yapılan çalışmaların bu süreçte aldığı rol büyük önem taşımaktadır.

ÇEVRE

Kibar Holding, tüm alanlarda kurumsal sürdürülebilirliğini sağlamak üzere faaliyetlerinde öncelikle iş güvenliği, çevre ve kalite politikalarını gözetmektedir. Kibar Holding, operasyonlarını yönetirken doğal kaynakları korumak ve atık miktarlarını en aza indirgemek için gerekli tüm önlemleri almaya özen göstermektedir.

Kibar Grubu şirketleri, tüm faaliyetlerinde nüfus artışı ve buna bağlı olarak azalan doğal kaynakların bilinçsiz kullanımı, iklim değişikliği, azalan biyoçeşitlilik ve artan kirlilik gibi günümüzde küresel hale gelen çevre sorunlarının farkındalığı ve sorumluluğuyla hareket etmektedir. Çevresel sorunlar hem sektör hem de toplum için ciddi riskleri beraberinde getirdiğinden Kibar Grubu bu konuda bilinçli ve sorumlu hareket etmeyi ilke edinmiştir.

Holding'in faaliyet alanına giren tüm sektörlerde iş süreçlerini yapılandırırken çevreye dost uygulamalar ve gerekli önlemlerle sürdürülebilir bir gelecek kurmak için tüm paydaşların çevreye duyarlı ve bilinçli bireyler olmasına katkı sağlamak hedeflenmektedir. Kibar Grubu’nda çevresel sürdürülebilirlik anlayışının tedarikçilerimiz de dahil tüm iş ortaklarımız tarafından benimsenmesi önceliklerimiz arasındadır.

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG)

Kibar Grubu’nda iş sağlığı ve güvenliğine yönelik önlem ve uygulamalar, çalışma ve üretim sürecinin vazgeçilmez bir unsuru kabul edilmektedir. Grubun bu çerçevede benimsediği ilkeler aşağıda sıralanmıştır.

  • İş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili faaliyetleri uygulamak ve sürekli iyileştirmek
  • Yürürlükte olan iş sağlığı ve güvenliği mevzuatının öngördüğü standartlara uymak
  • Risk analizlerini yaparak tehlikeleri önceden belirlemek ve ortadan kaldırılmasını sağlamak
  • Çalışanları iş sağlığı ve güvenliği konusunda bilinçlendirmek ve sürekli eğitmek

Kibar Grubu tedarikçilerinden insan sağlığına zarar verebilecek her türlü olumsuz etkileri belirleyip, kontrol altında tutmalarını, yaralanma ve sağlık bozulmalarını önlemelerini, sürekli iyileşmeyi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve buna bağlı çıkan yönetmelik, tüzük ve tebliğlere uygunluk sağlanmalarını talep etmektedir.

Toplum içerisinde iş sağlığı ve güvenliği bilincinin oluşturulabilmesi için en önemli unsurun eğitimler olduğunun farkında olan Kibar Grubu, tüm tedarikçilerinden ve çalışanlardan yasal İSG eğitimlerinin yanında proaktif yaklaşımda bulunularak iş güvenliğine yönelik eğitim ihtiyacının karşılanması ve teknik bilgi ile birlikte davranışsal bir kültürün de oluşturulması talep etmektedir.

Kibar Grubu tedarikçilerinden iş sağlığı güvenliği çalışmalarının kontrol ve takibinde geliştirme/ iyileştirme yöntemlerini kullanarak tüm çalışanlarının iş güvenliğini benimseyip kendi kendini kontrol ve koruma becerileri arttırmasını beklemektedir.

İSG kapsamında benimsenen bu ilkelerin etkin bir biçimde uygulanmasını sağlamak amacıyla grubun tüm operasyon alanlarında risk analizi çalışmaları yapılmakta ve belirlenen risklerin en aza indirgenmesi için önlemler alınmaktadır.

AR-GE

Kibar Grubu, verimliliğin arttırılması, kaynak kullanımının ve atık üretiminin azaltılması, ürün kalitesinin ve çeşitliliğin artarken maliyet ve risklerin azaltılması, yeni teknoloji ve ürünlerin üretilmesi ve uzun vadede dünya pazarında daha rekabetçi bir pozisyona erişilmesi gibi koyduğu birçok hedefe paydaşlarının beklenti ve istekleri dikkate alınarak şekillendirilen AR-GE faaliyetleri sayesinde ulaşmaktadır.

Kibar Grubu’nda tüm faaliyetlerin, sürekli olarak müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerine yönelik katma değer sağlayan kalitede olması, “yenilikçilik” anlayışıyla desteklenmektedir. İnsan odaklı yenilikçilik anlayışı ile çalışanlar ve müşteriler başta olmak üzere, tedarikçilerimiz dahil tüm paydaşların hayat kalitelerinin geliştirilmesinden yola çıkılmaktadır.