TEDARİKÇİ YÖNETİM SİSTEMİ

TEDARİKÇİ SEÇİMİ VE SEÇİM KRİTERLERİ

Kibar Holding Grup Satınalma Bölüm Başkanlığı, uzun dönemli ilişkiler ve stratejik ortaklıklar tesis etmek amacıyla tedarikçilerini tespit etmede çeşitli yöntemler uygular. Bütün tedarikçilerden güçlü yönetişim sistemlerini uygulamaya koyması beklenmektedir. Çevreye, çalışanlara ve bölge halkına saygı duyulması esastır. Firma seçiminde;

  • Gelişimi,
  • Geleceği, istikrarı ve sürekliliği,
  • Referansları, itibar ve tecrübeleri,
  • Esnekliği ve desteği,
  • Kalite açısından güvencesi,
  • Finansal Yapısı,
  • Lisans, distribütörlük, acentelik vb. Yetki Belgeleri
  • Teknolojik Yeterliliği,
  • Sunduğu ürünlerin/ hizmetlerin sürdürülebilirlik performansının uluslararası standartları karşılaması (Sürdürülebilirlik etiketi, belgesi vb.)
  • Ortaklık yapısı ve varsa ilgili iş alanının gerektirdiği diğer faktörler gözönünde bulundurulur.

Tüm potansiyel tedarikçiler Tedarikçimiz olmak ister misiniz sekmesi (Başvuru Formu (kibarsatinalma.com) üzerinden de ulaşılabilen Tedarikçi Başvuru Formu’nu doldurarak Grup Satınalma’ya ulaşabilmektedir. Üretimi etkileyebilecek kalemlerde (otomotiv yan sanayi , alüminyum yarı mamül ve ambalaj ana girdileri, sac, kimyasal vb.) gerekli görülürse firma ile ön bir görüşme yapılmaktadır. Bu görüşme sonrasında potansiyel firmanın ihtiyaca cevap verebileceği belirlendikten sonra kalite ve ARGE bölümleri tarafından firma değerlendirilmekte ve yeterli puana sahip olan firmalar ile numune üretimi ve test aşamasına geçilmektedir. Sürdürülebilirlik olgunluğunun tespiti için ilgili aday firmanın detay değerlendirme çalışması yapılır. Bu çalışma K-STAR Tedarikçi Sürdürülebilirlik Programı kapsamında oluşturulan ve kullanılan K-STAR Tedarikçi Sürdürülebilirlik Olgunluk Değerlendirme Anketleri çerçevesinde yürütülür. Bu aşamaların sonunda olumlu yönde değerlendirilen tedarikçiler, onaylı tedarikçi listesine eklenir.

Kibar Holding hedef ve stratejileri doğrultusunda tedarikçiler aşağıdaki kriterler kapsamında sürekli izlenmektedir:

  • Sürdürülebilir Satınalma Politikasına uyumu
  • Piyasa koşullarına göre fiyat avantajı sağlaması
  • Kalite-Lojistik performansının işletme beklentilerini karşılama durumu
  • Tedarikçi Etik Kurallarının Gözetilmesi
  • Kibar Holding tarafından iletilen geliştirme / iyileştirme taleplerine yanıt verme durumu
  • Gelişen ve değişen sektör koşullarına ayak uydurma durumu
  • Kibar Holding’le imzaladığı sözleşme şartlarına uyumu

SÖZLEŞME YÖNETİMİ

Tedarikçi ile Kibar Grup Çerçeve Sözleşmesi’nin imzalanması, alım sürecinin ön koşuludur. Bu sözleşmeler sonrasında yapılacak alım özelinde Ek Sözleşmeler de imzalanabilmektedir.

Satınalma sözleşmelerinin orijinal kopyalarındaki tüm sayfaların tedarikçiler tarafından imza sirkülerine göre imzalanmış olması gereklidir. Tedarikçiler imza sirkülerlerini mutlaka paylaşmak durumundadırlar.

Avans ödemesi gerektiren işlerde, tedarikçiden, en az avans bedeli kadar olmak üzere, teminat mektubu alınır.

Süresi dolmuş veya uzatma protokolü yapılmamış sözleşme kapsamında alım yapılmaz. Alım için ya yeni sözleşme ya da yeni dönem için uzatma protokolü yapılır.

SİPARİŞ TESLİM ALMA VE FATURA SÜRECİ

Tedarikçilerimizin bu süreçlerde önemle dikkat etmesi gereken konular aşağıda sıralanmıştır.

  • Mal teslimlerinde mutlaka irsaliyeli fatura ile işlem yapılması ve irsaliyeli fatura üzerine sipariş ve teslim alma numaralarının yazılması
  • Hizmet faturaları için iş bitiminde fatura üzerine sipariş ve teslimalma numaralarının yazılması
  • Yukarıda belirtilen numaralar eksiksiz olacak şekilde faturaların ilgili grup şirketimizin Mali İşler Bölümü’ne iletilmesi ve Satınalma ekiplerine herhangi bir fatura gönderilmemesi
  • Düzenlenecek e-faturaların Ticari Senaryo” ile gönderilmesi
  • Yukarıdaki şartlara uymayan faturaların Mali İşler/Evrak Büro tarafından düzeltilmek/ no’lar eklenmek üzere geri yollanacağını, sisteme alınmayacağını ve eksik kayıt sebepli ödeme gecikmeleri yaşanmaması için bu konuya özellikle dikkat edilmesi gerekmektedir.

    Teslimatı tamamlanan ve kabulü gerçekleştirilen ürün ve hizmetlerin faturalarının sözleşme ve siparişlere uygun olarak tanzim edilmesi yukarıda belirtildiği gibi tedarikçilerimiz tarafından sağlanmaktadır.

TEDARİKÇİ PERFORMANS DEĞERLENDİRME

Kibar Grup şirketleri tüm tedarikçilerin performanslarını ölçümlemeye yönelik değerlendirme ve denetim faaliyetlerini periyodik olarak yapmaktadır. Belirli periyotlarda “yıllık alım hacmi” ve kalite, ticari, operasyonel ve sürdürülebilirlik olgunluğu bölümleri altında tedarikçiler değerlendirilmekte ve sınıflandırılmaktadır. Tedarikçi performans değerlendirmeleri sonrasında belirlediğimiz aksiyonlar doğrultusunda tedarikçilerimizin gelişimi Kibar Holding Grup Satınalma tarafından dikkatle izlenmektedir. Sürdürülebilirlik olgunluğu, K-STAR Tedarikçi Sürdürülebilirlik Programı Olgunluk Değerlendirme çalışması ile değerlendirilir. Ayrıca Program kapsamında tedarikçiye atanan aksiyonlara ilişkin tedarikçi performansı takip edilerek puanlamaya dahil edilir.

Ek olarak, K-STAR Tedarikçi Sürdürülebilirlik Programı kapsamında Sürdürülebilirlik Olgunluk Değerlendirme Anketi sorularına verilen yanıtlar ve toplam puan esas alınarak hazırlanan “K-STAR Tedarikçi Aksiyonları'nda yer alan aksiyonlar tedarikçinin anket sonuçlarına göre tedarikçiye atanır. Aksiyonlar belirlenen bir sistem üzerinden tedarikçilerle birlikte izlenebilir bir şekilde atanır. Her aksiyon için bir tamamlanma süresi ve aksiyonun tamamlandığına dair kanıt doküman belirlenir. Tedarikçilerin atanan aksiyonları belirlenen sürede ve uygun şekilde tamamlaması sistem üzerinden izlenir.

ETİK KURALLAR

GENEL SATIN ALMA İLKELERİ ve GRUP SATINALMA İŞ ETİĞİ KURALLARI

Kibar Holding A.Ş. ve Kibar Holding A.Ş.’nin doğrudan veya dolaylı olarak; oy haklarının çoğunluğuna sahip olduğu veya şirket sözleşmeleri uyarınca, yönetim organında karar alabilecek çoğunluğu oluşturan sayıda üyenin seçimini sağlayabilmek hakkını haiz olduğu veya kendi oy hakları yanında, bir sözleşmeye dayanarak, tek başına veya diğer pay sahipleri ya da ortaklarla birlikte, oy haklarının çoğunluğunu oluşturduğu, veya paylarının çoğunluğuna veya onu yönetebilecek kararları alabilecek miktarda paylarına sahip bulunduğu kuruluş, şirket veya başka bir tüzel kişi anlamını taşımaktadır. Kibar Holding A.Ş., satınalma faaliyetlerini sürdürürken tüm yasal ve hukuksal gereklilikleri yerine getirmeye azami önem vermektedir. Süreçlerin verimi ve şirketlere değer katma seviyesinin yükseltilebilmesi için ekosistem içinde tüm paydaşlarla iş birliği kurmak amacındadır.

Bu amaçlar;

  • Ölçüme yönelik şeffaf ve doğru bilgilerin sağlanması,
  • İyileştirme ve gelişim alanlarının belirlenmesi,
  • İyileştirme ve gelişim alanları için değerlendirme, denetim ve yeniden ölçme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
  • İyileştirme önerilerinin oluşturulması ve aksiyon planlarının hazırlanması,
  • Yapılan iyileştirmelerin kontrolü ve devamlılığının sağlanması,
  • Bu gereksinimlerin tedarik zincirinin tüm süreç basamaklarında ve tedarikçilerin çalışma alanlarında uygulanmasını sağlamaktır.

 Bu sebeple, Kibar Holding Grup Satınalma politikası gereği ilişkili tedarikçilerden aşağıda detaylı olarak tariflenmiş üç ana başlıkta hareket etmesi beklenmektedir.

1. YASAL UYGULAMALAR

Ticaret

Kibar Holding A.Ş., ticari faaliyetlerinde uluslararası ihracat, ithalat ve ticaret yasalarına uygun hareket eder. Tedarikçiler de tüm küresel ticaret denetlemelerine, ihracat ve ithalat yasalarına ve yönetmeliklerine uymalıdır.

Rekabet Hukuku

Kibar Holding A.Ş., bütün tedarikçilere eşit bilgi, işbirliği ve iletişim ortamı sağlayarak adil rekabet ortamını oluşturmayı amaçlamaktadır. Tedarikçi iş yaptıkları yetki alanlarını yöneten tekelcilik ve adil rekabet yasalarına tam uyumla iş yapmalıdır.

Rüşvet ve Yolsuzluk

Tedarikçilerin herhangi bir kuruluşa, Kibar Grup şirketleri de dahil, bireye rüşvet veya rüşvet değeri olan herhangi bir şeyi vermesi, teklif etmesi, kuruluş veya bireylerden bunları kabul etmesi yasaktır. Tedarikçi, iş fırsatları elde etmek veya iş fırsatları üzerinde nüfuz sahibi olmak amacıyla herhangi bir nakdi ödeme, ayni ödeme, rüşvet, hediye veya herhangi bir ayrıcalık teklif etmemeli, vermemeli, talep etmemeli veya kabul etmemelidir.

2. TEDARİKÇİ ve İŞ ORTAKLARIMIZA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ VE ÇALIŞMA KOŞULLARI

Kibar Holding A.Ş sürekli gelişen ve değişen dünya koşulları ile paralel olarak, her zaman en iyi ve en kaliteli ürün ve hizmeti vermekle kalmayıp faaliyetlerini sosyal sorumluluk, çevreye duyarlılık, yasaya uygunluk ve çalışan haklarına saygı çerçevesinde planlamakta ve sürdürmektedir.

Müşterek sorumluluk gereği, tedarikçilerin de bu bilince sahip bir şekilde kendi çevrelerini de geliştirerek aynı sorumluluk ile faaliyet göstermeleri beklenmektedir. Bu doğrultuda tedarikçiler ile olan ilişkilerin etkinliğinin arttırılması amacı ile oluşturulmuş Kibar Holding A.Ş. Etik Kurallar’ın ayrılmaz bir parçası olan Grup Satınalma İş Etiği Kuralları’nın birlikte çalışılacak ve hali hazırda çalışılan her bir tedarikçi tarafından benimsenmesi ve uygulanması gerekmektedir.

Kibar Holding A.Ş., çerçevesi yasal düzenlemeler ile belirlenmiş kurumsal menfaatleri esas almak kaydıyla, tüm tedarikçilere eşit mesafede durur ve tedarikçilerine sağlayabilecekleri bilgiler açısından adil rekabet ortamı içerisinde hareket edebilme imkânı sağlamayı taahhüt eder. Kibar Holding A.Ş., yükümlü olduğu konuları en kısa zamanda yerine getirmekte ve yaşanabilecek olumsuzlukların önlenmesi, giderilmesi ve çözümlenmesi için azami gayreti göstermektedir.

Yukarıdaki genel yönetişim kuralları ışığında Satınalma Bölümü için tedarikçilerle çalışma esasları aşağıdaki şekilde özetlenmiştir:

  • Kibar Holding A.Ş., başarının uzun vadede tedarikçileri ile birlikte elde edilebileceğine inanmaktadır. Bu nedenle tedarikçilerle olan ilişkinin kalitesi son derece önemlidir.
  • Kibar Holding A.Ş., tedarikçilerine genel hukuki kurallara ve Kibar Holding A.Ş. Satınalma İş Etiği Kuralları’na uymayı zorunlu kılmaktadır.
  • Kibar Holding A.Ş., tedarikçilerinden Satınalma İş Etiği Kuralları’nın sağlanması konusunda birlikte hareket etmesini beklemektedir.
  • Kibar Holding A.Ş., çalışacağı tedarikçileri güven ilkesine dayanarak belirlemektedir.

Kibar Holding A.Ş. Satın Alma İş Etiği Kuralları, tedarikçi firmalar ve çalışanlar arasındaki ilişkileri standartlaştırma amacına dayanmaktadır. Bu kurallar sadece satın almacıları değil, satın alma faaliyetlerinde rol alabilecek tüm çalışanları da bağlamaktadır.

Tedarikçi yükümlülüklerini ifade ederken yürürlükte bulunan ilgili bütün yasa ve mevzuatları takip etmek, yasa ve mevzuatlara uymak ve İş Kanunu’na uygun bir şekilde çalıştığını temin etmek zorundadır. Bu kapsamda aşağıda yer alan başlıkların tedarikçi tarafından göz önünde bulundurulması ve çalışma prensiplerine hakim olunması beklenmektedir.

İnsan Hakları: Tedarikçi, İnsan Haklarına saygılı olmayı ve İnsan Hakları ihlallerinin suç ortağı olmayacağını kabul ve taahhüt eder.

Zorla Çalıştırma: Tedarikçi sadece gönüllü iş gücü kullanmalı ve kendi özgür iradeleri ile çalışmak isteyen personeli istihdam etmelidir. Çalışanlarına herhangi bir tehdit, güç, sahte iddialar veya başka tür bir baskı yoluyla çalıştırma uygulamamalıdır.

Çocuk İş Gücü: Tedarikçi çocuk iş gücü kullanmamalıdır. Yerel kanunlarda daha yüksek bir yaş sınırı olduğu sürece zorunlu eğitimini tamamlamamış ve 15 yaşın altında bulunan (ILO sözleşmesi No.138'de belirtilen hariç) hiç kimse istihdam edilmemelidir. 18 yaşın altındaki çalışanlar tehlike teşkil eden işlerde ve eğitim ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla gece işlerinde çalıştırılmamalıdır.
Taciz: Çalışanların, işyerinde veya iş sebebiyle bulundukları herhangi bir yerde, fiziksel, cinsel, psikolojik ve/veya duygusal taciz yoluyla herhangi bir şekilde dokunulmazlıklarının ihlal edilmesi, hukuka ve Kibar Holding A.Ş. Satın Alma Etik Kurallar’ına aykırı olup tedarikçiler tarafından hiçbir şekilde tolerans gösterilmemelidir.

Ücretlendirme: Tedarikçi çalışanlarının, fazla mesai de dahil olmak üzere ücretleri yürürlükteki kanun ve düzenlemelerde belirtilen asgari seviyeye eşit ya da asgari seviyenin üzerinde olmalıdır.

Sendikalaşma Özgürlüğü ve Misilleme Yapılmaması: Çalışanlar, kendilerine karşı herhangi bir misilleme yapılma korkusu olmaksızın ücret ve çalışma koşulları hakkında yönetime görüşlerini ifade edebilmelidir.

Çalışma Saatleri: Tedarikçi, ulusal kanunlar çalışma süresinde aksini belirtmediği sürece ve olağanüstü iş koşulları haricinde, çalışanları günlük 11 saatten fazla ve toplamda çalışma haftası süresince (fazla mesailer de dahil olmak üzere) 60 saatten fazla çalışamazlar. Olağanüstü iş koşulları haricinde çalışanların her yedi günlük dönem içerisinde en az bir gün izin günü olmalıdır.

Fark Gözetmeme: Tedarikçi, işe alım, terfi, tazminat, yararlar, eğitim, zorunlu işten çıkarma ve işi sonlandırma da dahil olmak ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla istihdamla ilgili bütün kararlarında ırk, etnik köken, dil, din, cinsel tercih, cinsiyet, politik ve ideolojik görüşlere yönelik herhangi bir ayrım gözetmeksizin tüm çalışanlara yetenekleri ve özelliklerine göre muamele etmelidir.
Bölge Halkı: Tedarikçi bölge halkına saygılı davranacak ve sosyal yardım projelerinde bölge halkıyla birlikte işbirliği yapacaktır.

İş Sağlığı ve Güvenliği: Kibar Holding A.Ş. bünyesinde iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin önlemlerin ve uygulamaların çalışma ve üretim sürecinin ayrılmaz bir parçası olduğu kabul edilmektedir. Bu çerçevede grup tarafından benimsenen ilkeler aşağıda listelenmiş olup bu ilkeler ayrıca bütün tedarikçiler için de geçerlidir:

  • Kazaları ve yaralanmaları önlemek amacıyla, yürürlükteki ulusal mevzuat uyarınca çalışanlarına sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı temin etmek ve uygulanabilir olduğu durumlarda, sağlıklı ve güvenli kalacak yer temin etmek. Bu nedenle tedarikçi, ilgili standartları ve kanunları da dikkate alarak çalışan güvenliğini potansiyel olarak tehdit eden riskleri azaltan faaliyetleri gerçekleştirmeli ve çalışanların sağlığını ve güvenliğini güvence altına alan sistematik faaliyetleri uygulamaya koymalıdır.
  • İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin faaliyetleri uygulamaya koymak ve sürekli geliştirmek.Mevcut iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında öngörülen standartlara uygun hareket etmek.
    • Tehlikeleri önceden tespit etmek ve risk analizi gerçekleştirerek söz konusu tehlikeleri ortadan kaldırmak.
  • İş sağlığı ve güvenliği konusunda farkındalık yaratmak ve çalışanlara düzenli olarak eğitim vermek.

Kibar Holding A.Ş., tedarikçilerinden insan sağlığına zararlı olabilecek olumsuz etkileri tespit etmelerini ve kontrol altına almalarını, yaralanmaları ve sağlığı olumsuz etkileyebilecek durumları önlemelerini, sürekli iyileştirme faaliyetleri gerçekleştirmelerini, 6331 sayılı İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu ve mevzuatına, işbu kanun kapsamında çıkarılan mevzuat ve tebliğlere uygun hareket etmelerini talep eder.

En önemli etkenin topluluk içinde iş sağlığı ve güvenliği hakkında farkındalık oluşturmak olduğunun bilinciyle hareket eden Kibar Holding A.Ş., bütün tedarikçilerin ve çalışanların iş güvenliğine ilişkin eğitim ihtiyacını karşılamalarını ve kanun kapsamında zorunlu İSG eğitimine ek olarak proaktif bir yaklaşım benimseyerek teknik bilgiyle beraber bir davranış kültürü oluşturmalarını talep eder.
Kibar Holding A.Ş., tedarikçilerinden iş güvenliği kurallarını ve ilkelerini benimsemelerini ve iş güvenliği çalışmalarının denetiminde ve takibinde geliştirme/ iyileştirme yöntemlerini kullanarak kendi denetim ve koruma yetkinliklerini iyileştirmelerini beklemektedir.

İSG kapsamında benimsenen işbu ilkelerin etkili bir şekilde uygulanmasını temin etmek amacıyla, grubun bütün operasyon alanlarında risk analizi çalışmaları yürütülür ve tespit edilen risklerin asgariye indirilmesi amacıyla gerekli önlemler alınır.

Çevre: Kibar Holding bütün alanlarda kurumsal sürdürülebilirliği temin etmek amacıyla iş güvenliği, çevre ve kalite politikalarını esas olarak gözetir. Kibar Holding, faaliyetlerini yürütürken doğal kaynakları korumak ve atık üretimini asgariye indirmek amacıyla gerekli bütün önlemlerin alınmasına azami ölçüde gayret gösterir.

Kibar Holding A.Ş. şirketleri, gerçekleştirdikleri bütün faaliyetlerde, nüfus artışı ve bunun sonucunda ortaya çıkan, azalmaya yüz tutan doğal kaynakların bilinçsiz bir şekilde kullanımı, iklim değişikliği, azalan biyolojik çeşitlilik ve artış gösteren kirlilik gibi günümüzde global ölçekte etki gösteren çevre konularına karşı bilinçli bir duyarlılıkla ve sorumlulukla hareket eder. Söz konusu çevre sorunlarının hem sanayi hem de toplum için ciddi riskler getirmesi nedeniyle, Kibar Holding A.Ş. bu bağlamda bilinçli ve sorumlu bir şekilde hareket etme ilkesini benimsemiştir.

Holding’in faaliyet alanındaki bütün sektörlerde iş süreçleri yapılandırılırken çevreye duyarlı uygulamalarla ve gerekli önlemlerle sürdürülebilir bir gelecek inşa etmek amacıyla, bütün paydaşların çevreye karşı duyarlı ve bilinçli bireyler olmasına katkıda bulunulması amaçlanmaktadır. Kibar Holding A.Ş. bünyesindeki tedarikçilerimiz de dahil olmak üzere bütün iş ortaklarımız tarafından çevresel sürdürülebilirlik yaklaşımının benimsenmesi önceliklerimiz arasındadır.

Tedarikçi, gerçekleştirdiği bütün faaliyetlerde çevreyi korumaya ilişkin bütün yasal mevzuatlara tam bir şekilde uygun hareket ettiğini belgelemekle yükümlüdür.

Biyolojik Çeşitlilik: Tedarikçi, kendi tesisleri çevresindeki biyolojik çeşitlilik düzeyini sürdürmek ve geliştirmek amacıyla etkin bir şekilde çalışacaktır.

3. ETİK KURALLAR

Kibar Holding A.Ş. olarak iş yapacağımız tarafları seçerken burada açıkladığımız Etik Kurallarımıza uygun hareket eden/edebilecek tarafları tercih etmeye özen gösteririz. Bu nedenle potansiyel iş taraflarımızı Etik Kurallarımızı okuyup, anlamaya ve gerektiği ölçüde uygulamaya koymaya davet eder, bu alanda çalışmalar yapmaya önemle teşvik ederiz.

3.1. Ayrım Gözetmeme

Teklifler sadece maliyet ve kalite kriterlerine göre değerlendirilir ve bunun dışında herhangi bir ayrıma tabi tutulamaz.

3.2. Adil Rekabet

Bütün tedarikçilere eşit bilgi, fırsat ve ortamı sağlayarak adil rekabet ortamını amaçlamaktayız. Tedarikçi tekelcilik ve adil rekabet yasalarına tam uyumla iş yapmalıdır.

3.3 İş Kayıtları

Tedarikçi, işle ilgili tüm bilgileri doğru bir şekilde, geçerli yasa ve yönetmelik gerekliliklerine tam uyum içinde yaratmalı, kaydetmeli ve saklamalıdır. Düzenleyici kuruluş temsilcileriyle ve resmi yetkililerle gerçekleştirilen görüşmelerde dürüst ve açık sözlü olmalıdır.

3.4 Dürüstlük

Kibar Holding A.Ş. tüm ilişki ve süreçlerinde dürüstlük prensibini esas almakta olup doğruluk, samimiyet ve yüksek iş ahlakı değerlerini her şeyin üzerinde görmektedir. Bu doğrultuda tedarikçilerden de Kibar Holding A.Ş. değerlerine uyum hususunda aynı hassasiyet beklenmektedir.

3.5 Kalite ve Sürekli Gelişim

Kalite, müşteri memnuniyetine büyük önem vererek dünya standartlarında ürün ve hizmet sunmak amacıyla süreçlerinde mükemmel olmayı hedefleyen Kibar Holding A.Ş.’nin yoğunlaştığı en önemli konulardan biridir. Ürün ve hizmetlerin kalitesini müşterilerin gereksinimleri doğrultusunda sürekli olarak iyileştirmek, taleplere zamanında ve en iyi şekilde cevap verebilmek, Kibar Holding A.Ş. şirketlerinin öncelikli hedeflerindendir.

3.6 Bilgi Güvenliği, Gizlilik ve Ticari Sırların Korunması

Tedarikçi, Kibar Holding A.Ş’nin tüm bilgilerini korumak için bütün tedbirleri almak ile yükümlüdür. Tedarikçi, ticari ilişkisi içerisinde tüm bilgileri gizli bilgi olarak kabul etmeyi ve bu bilgileri, Kibar Holding A.Ş.’nin yazılı izni olmadan, üçüncü kişilere vermemeyi, açıklamamayı, kamuya duyurmamayı ya da bu şekilde sonuçlanacak davranışlardan kaçınacağını taahhüt etmelidir.
Kibar Holding A.Ş. tedarikçilerinin, iş ortaklarının ve birlikte çalışılan diğer kişi ve kuruluşların gizliliklerine ve özel bilgilerinin korunmasına özen göstermektedir.

3.7 Çıkar Çatışması

Tedarikçi, uygunsuzluk ya da çıkar çatışması yaratan eylemlerden kaçınmalıdır. Teklif verme aşamasında, aksi belirtilmediği sürece tedarikçinin Kibar Holding A.Ş.’ndeki tek kontağı, ilgili satın alma sorumlusudur. Yetkili satın almacı dışında hiçbir Kibar Holding A.Ş. çalışanı ile fiyat, ödeme, kontrat onayı konusunda müzakere edilemez. Bu koşulu yerine getirmeyen tedarikçiler, tedarikçi portföyünden çıkartılır.

3.8 Fikri ve Sınai Haklar

Kibar Holding A.Ş. tedarikçiye lisans, patent, endüstriyel tasarım veya telif hakkı vermemektedir. Tedarikçi kaynaklı nedenden dolayı oluşan fikri ve sınai hak ihlalleri nedeniyle zarara uğrayan tarafların (Kibar Holding A.Ş., diğer tedarikçiler, bayiler ve müşteriler) tüm maliyetlerini, kayıplarını ve ek masraflarını, cezalar da dahil olmak üzere tedarikçi ödemek zorundadır.

3.9 Hediye Alma/Verme

Kibar Holding A.Ş. ve çalışanlarının tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye, kazanç, yardım, ağırlama, komisyon ya da menfaat kabul etmemesi, üçüncü kişi ve kuruluşlara bu tarz etkiler yaratabilecek hediye ve menfaat sağlama yönünde girişimde bulunmaması esastır.

  • Logolu, tanıtım amaçlı kurumsal malzemeler, promosyonlar, fahiş fiyatta olmadıkları sürece gönderilebilir/kabul edilebilir. Çalışanlarımız da, şirketin tanıtım amaçlı hazırlattığı hediyeler dışında iş ilişkisi içerisinde oldukları kurum ve kişilere hediye veremezler.
  • Para dışında sembolik değeri olan ödül, şilt vb. hediyeler alınabilir. Hediye kesinlikle para ya da paraya çevrilebilir olamaz (Çek, altın, ziynet vb.).
  • Yukarıda bahsi geçen ilk iki maddenin geçerli olması kaydıyla hediyelerin sadece iş adresine gönderilmesi gerekmektedir.
  • Rüşvet ve/veya komisyon almak, vermek veya teklif etmek hiçbir şart altında kabul edilemez.Bu şartlara uymayan hediyeler bir mektup ile hediyeyi gönderen tedarikçiye geri gönderilir ya da ilgili satın alma yetkilisi tarafından Holding İnsan Kaynakları Bölümü’ne gönderilerek, belirlenecek bir kuruma bağışlanmak üzere kabul edilebilir veya kurayla dağıtılabilir ve tedarikçiye bilgisi verilir.

3.10 Toplantılar ve DavetlerTedarikçilerle görüşmelerin ve toplantıların mümkün olduğunca Kibar Holding A.Ş. ofis alanlarında gerçekleştirilmesi ve Kibar Holding A.Ş’i tarafından en az 2 katılımcının bulunması tercih edilmelidir. Tedarikçilerden gelen gruba özel olmayan ve grup dışında tedarikçinin farklı müşterilerinin de davet edildiği ürün lansmanı/tanıtım amaçlı organizasyonlara Grup Satınalma yetkilisi katılabilir.

Tedarikçilerin, resmi organizasyonlarına Kibar Holding A.Ş.’ni katılımcı olarak davet etmesi durumunda Satınalma Bölüm Başkanı ve CEO’ya bilgi vermek suretiyle, satınalma yönetimi katılabilir.

4. ÇALIŞILAMAYACAK TEDARİKÇİLER

Kibar Holding A.Ş. çalışanları ve satın alma bölüm çalışanları, bir tedarikçinin sahibi ve/veya kar ortağı olamaz. Ayrıca tedarikçiler herhangi bir Kibar Holding A.Ş. çalışanı ile doğrudan ya da dolaylı biçimde, çalışanın kendisinin, herhangi bir aile üyesinin ya da herhangi bir yakınının operasyonlarından yarar sağlamasına yönelik bir ilişki içerisine giremez.

  • İş sahibinin doğrudan veya dolaylı ortaklığı olduğu tespit edilen tedarikçilerden alım yapılması yasaktır.
  • Satınalmacının kendisinin ve/veya 1. derece yakınının doğrudan veya dolaylı ortaklığı olduğu tespit edilen tedarikçilerden alım yapılmamalıdır.
  • Şirketteki görevi esnasında veya şirketteki görevinden ayrıldıktan sonra (3-5 yıl arası) kendisi şirket kurarak ya da bir şirket ile olan ilişkisi sonrasında Kibar Holding A.Ş.’ne tedarikçilik, temsilcilik, acentelik veya benzeri şekillerle iş yapmak, olumsuz algı oluşturabilecek, dikkat edilmesi gereken çok önemli bir husustur. İlgili kişiler yalnızca Etik Komite ve CEO onayı ile süresi CEO tarafından belirlenecek şekilde danışmanlık hizmeti verebilirler.

Bu anlamda tüm tedarikçiler tanımlanan tedarikçi seçim ve değerlendirme kriterlerine uygun olmalıdır.

İŞ ETİĞİ UYGULAMA PRENSİPLERİ

Tedarikçilerle yapılan tüm ticari aşamalarda, her türlü denetim faaliyetlerinde tedarikçilerin iş etiği kurallarına uyumluluğu da sorgulanır. Uygunsuzluklar için düzeltici ve önleyici faaliyette bulunması beklenir. Takip denetimlerinde bu faaliyetlerle ilgili yapılan işlemler kontrol edilir.

Kibar Holding A.Ş., yasalarla ve/veya yukarıda detayları verilen etik kurallarla çelişen herhangi bir davranışta bulunan tedarikçiyle iş birliğini kesebilir veya gerekli gördüğü durumda tedarikçiden çalışanının uzaklaştırılmasını talep edebilir.

Şüpheli davranış veya iş etiği kurallarının ihlal edilmesi durumlarında Kibar Holding A.Ş. Etik Komite’ye iletilmek üzere Etik Hat ile aşağıdaki iletişim bilgileri kullanılarak bildirimde bulunulabilir.

Tel: +90 (212) 939 54 80
E-posta: etik@kibar.com
Posta: Kibar Holding A.Ş. Etik Komite’nin dikkatine;
Zorlu Center Levazım Mahallesi Koru Sokak No: 2 Ofisler Bölgesi Kat: T4, PK: 34340 Beşiktaş / İstanbul

Etik Komite’ye telefon, e-posta ve posta aracılığıyla gelen soru ve ihbarlar, gizlilik prensibi doğrultusunda ele alınarak gerekli inceleme ve soruşturmalar yapılacaktır.


KALİTE PRENSİPLERİ

Tedarikçilerimiz, tüm süreçlerini kapsayacak Kalite Yönetim sistemini oluşturmalı, dokümante etmeli, uygulamalı, etkinliğini gözden geçirmeli ve sürekliliğini sağlamalıdır.

Tedarikçilerimiz, malzeme ve hizmet şartlarının karşılanması, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi için ulaşılabilir ve ölçülebilir kalite hedeflerine sahip olmalıdır.

Kalite yönetim sistemlerini incelemek, iyileştirmek ve güncellemek için her yıl gözden geçirme toplantıları yapılmaktadır. Kalite yönetim sistemlerinde mükemmellik modeli hedefiyle, tüm süreçlerde sürekli gelişme hedeflenmektedir. Ayrıca, Holding'in ve bağlı şirketlerinin tamamında tedarikçi ve müşterilerin de bu proaktif sürece katılmaları teşvik edilmektedir.

Geniş bir yelpazedeki sektörlerde faaliyet gösteren Kibar Holding Grup Şirketlerin sahip olduğu kalite belgelerine uyumu, sürekli ve düzenli iç denetimlerle takip edilmekte ve gerekli görüldüğünde iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır. Kalite yönetim sistemilerinin bir ayağı olan tedarikçilerimizin ve tedarikçilere yönelik yapılan çalışmaların bu süreçte aldığı rol büyük önem taşımaktadır.

ÇEVRE

Kibar Holding bütün alanlarda kurumsal sürdürülebilirliği temin etmek amacıyla iş güvenliği, çevre ve kalite politikalarını esas olarak gözetir. Kibar Holding, faaliyetlerini yürütürken doğal kaynakları korumak ve atık üretimini asgariye indirmek amacıyla gerekli bütün önlemlerin alınmasına azami ölçüde gayret gösterir.

Kibar Holding A.Ş. şirketleri, gerçekleştirdikleri bütün faaliyetlerde, nüfus artışı ve bunun sonucunda ortaya çıkan, azalmaya yüz tutan doğal kaynakların bilinçsiz bir şekilde kullanımı, iklim değişikliği, azalan biyolojik çeşitlilik ve artış gösteren kirlilik gibi günümüzde global ölçekte etki gösteren çevre konularına karşı bilinçli bir duyarlılıkla ve sorumlulukla hareket eder. Söz konusu çevre sorunlarının hem sanayi hem de toplum için ciddi riskler getirmesi nedeniyle, Kibar Holding A.Ş. bu bağlamda bilinçli ve sorumlu bir şekilde hareket etme ilkesini benimsemiştir.

Holding’in faaliyet alanındaki bütün sektörlerde iş süreçleri yapılandırılırken çevreye duyarlı uygulamalarla ve gerekli önlemlerle sürdürülebilir bir gelecek inşa etmek amacıyla, bütün paydaşların çevreye karşı duyarlı ve bilinçli bireyler olmasına katkıda bulunulması amaçlanmaktadır. Kibar Holding A.Ş. bünyesindeki tedarikçilerimiz de dahil olmak üzere bütün iş ortaklarımız tarafından çevresel sürdürülebilirlik yaklaşımının benimsenmesi önceliklerimiz arasındadır.

Tedarikçi, gerçekleştirdiği bütün faaliyetlerde çevreyi korumaya ilişkin bütün yasal mevzuatlara tam bir şekilde uygun hareket ettiğini belgelemekle yükümlüdür.

Biyolojik Çeşitlilik: Tedarikçi, kendi tesisleri çevresindeki biyolojik çeşitlilik düzeyini sürdürmek ve geliştirmek amacıyla etkin bir şekilde çalışacaktır.

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG)

Kibar Holding A.Ş. bünyesinde iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin önlemlerin ve uygulamaların çalışma ve üretim sürecinin ayrılmaz bir parçası olduğu kabul edilmektedir. Bu çerçevede grup tarafından benimsenen ilkeler aşağıda listelenmiş olup bu ilkeler ayrıca bütün tedarikçiler için de geçerlidir:

  • Kazaları ve yaralanmaları önlemek amacıyla, yürürlükteki ulusal mevzuat uyarınca çalışanlarına sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı temin etmek ve uygulanabilir olduğu durumlarda, sağlıklı ve güvenli kalacak yer temin etmek. Bu nedenle tedarikçi, ilgili standartları ve kanunları da dikkate alarak çalışan güvenliğini potansiyel olarak tehdit eden riskleri azaltan faaliyetleri gerçekleştirmeli ve çalışanların sağlığını ve güvenliğini güvence altına alan sistematik faaliyetleri uygulamaya koymalıdır.
  • İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin faaliyetleri uygulamaya koymak ve sürekli geliştirmek.
  • Mevcut iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında öngörülen standartlara uygun hareket etmek.
  • Tehlikeleri önceden tespit etmek ve risk analizi gerçekleştirerek söz konusu tehlikeleri ortadan kaldırmak.
  • İş sağlığı ve güvenliği konusunda farkındalık yaratmak ve çalışanlara düzenli olarak eğitim vermek.

Kibar Holding A.Ş., tedarikçilerinden insan sağlığına zararlı olabilecek olumsuz etkileri tespit etmelerini ve kontrol altına almalarını, yaralanmaları ve sağlığı olumsuz etkileyebilecek durumları önlemelerini, sürekli iyileştirme faaliyetleri gerçekleştirmelerini, 6331 sayılı İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu ve mevzuatına, işbu kanun kapsamında çıkarılan mevzuat ve tebliğlere uygun hareket etmelerini talep eder.

En önemli etkenin topluluk içinde iş sağlığı ve güvenliği hakkında farkındalık oluşturmak olduğunun bilinciyle hareket eden Kibar Holding A.Ş., bütün tedarikçilerin ve çalışanların iş güvenliğine ilişkin eğitim ihtiyacını karşılamalarını ve kanun kapsamında zorunlu İSG eğitimine ek olarak proaktif bir yaklaşım benimseyerek teknik bilgiyle beraber bir davranış kültürü oluşturmalarını talep eder.

Kibar Holding A.Ş., tedarikçilerinden iş güvenliği kurallarını ve ilkelerini benimsemelerini ve iş güvenliği çalışmalarının denetiminde ve takibinde geliştirme/ iyileştirme yöntemlerini kullanarak kendi denetim ve koruma yetkinliklerini iyileştirmelerini beklemektedir.

İSG kapsamında benimsenen işbu ilkelerin etkili bir şekilde uygulanmasını temin etmek amacıyla, grubun bütün operasyon alanlarında risk analizi çalışmaları yürütülür ve tespit edilen risklerin asgariye indirilmesi amacıyla gerekli önlemler alınır.

AR-GE

Kibar Grubu, verimliliğin arttırılması, kaynak kullanımının ve atık üretiminin azaltılması, ürün kalitesinin ve çeşitliliğin artarken maliyet ve risklerin azaltılması, yeni teknoloji ve ürünlerin üretilmesi ve uzun vadede dünya pazarında daha rekabetçi bir pozisyona erişilmesi gibi koyduğu birçok hedefe paydaşlarının beklenti ve istekleri dikkate alınarak şekillendirilen AR-GE faaliyetleri sayesinde ulaşmaktadır.

Kibar Grubu’nda tüm faaliyetlerin, sürekli olarak müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerine yönelik katma değer sağlayan kalitede olması, “yenilikçilik” anlayışıyla desteklenmektedir. İnsan odaklı yenilikçilik anlayışı ile çalışanlar ve müşteriler başta olmak üzere, tedarikçilerimiz dahil tüm paydaşların hayat kalitelerinin geliştirilmesinden yola çıkılmaktadır.